ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА 

Закона за защита на лицата, подаващи сигнали за нарушения

Раздел ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

Чл. 1. (1) С настоящите правила се регламентира редът за вътрешното подаване на сигнали по смисъла на § 1 , т. 16 от Допълнителните разпоредби на Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения (ЗЗЛПСПОИН) в „Ауто Бавария“ ООД (АБ), за последващите действия по тях, както и въвеждането на мерки за защита на тези лица.

(2) По реда на тези правила се подават, приемат, регистрират, разглеждат и цялостно администрират сигнали или публично оповестяване на информация за извършени в рамките на АБ:

1. нарушения на българското законодателство или на посочените в приложението към чл. 3, ал.1 и 3 на ЗЗЛПСПОИН актове на Европейския съюз, в това число в областта на:

а) обществените поръчки;

б) финансовите услуги, продукти и пазари и предотвратяването на изпирането на пари и финансирането на тероризма;

в) безопасността и съответствието на продуктите;

г) защитата на потребителите;

д) защитата на неприкосновеността на личния живот и личните данни;

е) сигурността на мрежите и информационните системи.

2. нарушения, които засягат финансовите интереси на Европейския съюз по смисъла на чл. 325 от Договора за функционирането на Европейския съюз;

3. нарушения на правилата на вътрешния пазар по смисъла на чл. 26, параграф 2 от Договора за функционирането на Европейския съюз, включително правилата на Европейския съюз и българското законодателство относно конкуренцията и държавните помощи;

4. нарушения, свързани с трансгранични данъчни схеми, чиято цел е да се получи данъчно предимство, което противоречи на предмета или на целта на приложимото право в областта на корпоративното данъчно облагане;

5. извършено престъпление от общ характер, за което лице, подаващо сигнала е узнало във връзка с извършване на своята работа или при изпълнение на служебните си задължения.

(3) Правилата се прилагат и за сигнали или публично оповестяване на информация за нарушения на българското законодателство в областта на:

1. правилата за заплащане на дължими публични държавни и общински вземания;

2. трудовото законодателство;

3. законодателството, свързано с изпълнението на държавна служба.

(4) Подател на сигнали може да бъде физическо лице, което подава сигнал или публично оповестява информация за нарушение, станало му известно в качеството му на:

1. работник, служител, държавен служител или друго лице, което полага наемен труд, независимо от характера на работата, от начина на заплащането и от източника на финансирането;

2. лице, което полага труд без трудово правоотношение и/или упражнява свободна професия и/или занаятчийска дейност;

3. доброволец или стажант;

4. съдружник, акционер, едноличен собственик на капитала, член на управителен или контролен орган на търговско дружество, член на одитния комитет на предприятие;

5. лице, което работи за физическо или юридическо лице, негови подизпълнители или доставчици;

6. кандидат за работа, участвал в конкурс или друга форма на подбор за постъпване на работа и получил в това качество информация за нарушение;

7. работник или служител, когато информацията е получена в рамките на трудово или служебно правоотношение, което е прекратено към момента на подаване на сигнала или на публичното оповестяване.

(5) Сигналите по ал. 2 и 3 постъпват в АБ по създаден за изпълнение на целите на ЗЗЛПСПОИН канал за вътрешно подаване на сигнали за нарушения, който отговаря на следните изисквания:

а) управлява се по начин, който гарантира пълнотата, целостта и поверителността на информацията и възпрепятства достъпа на неоправомощени лица до тази информация;

б) дава възможност за съхранение на записана на траен носител информация за нуждите на проверката по сигнала и за по-нататъшни разследвания.

Чл. 2. (1) Служителят/ите, отговарящ/и за приемането, регистрирането и разглеждането на сигнали по ЗЗЛПСПОИН и настоящите правила, се определят със заповед на управителя на АБ и могат да изпълняват и други дейности, възложени от управителя, в случай че съвместяването им не води до конфликт на интереси за всеки разглеждан случай.

(2) Служителят/ите по ал.1 подписва/т декларация за конфиденциалност, съгласно Приложение № 1 към настоящите правила.

Чл. 3. (1) Сигналът се подава по канала за вътрешно подаване на сигнали за нарушения чрез попълване на Формуляр за регистриране на сигнал по образец, утвърден от Комисията за защита на личните данни (КЗЛД) в качеството и на национален орган за външно подаване на сигнали, съгласно Приложение 2, съдържащ най-малко следните данни:

1. трите имена, адрес и телефон на подателя, както и електронен адрес, ако има такъв;

2. имената на лицето, срещу което се подава сигналът, и неговата месторабота, ако сигналът се подава срещу конкретни лица и те са известни;

3. конкретни данни за нарушение или за реална опасност такова да бъде извършено, място и период на извършване на нарушението, ако такова е извършено, описание на деянието или обстановката и други обстоятелства, доколкото такива са известни на сигнализиращото лице;

4. дата на подаване на сигнала;

5. подпис, електронен подпис или друга идентификация на подателя.

(2) Преди да извърши регистрацията на сигнала, съответният служител по чл. 2, ал. 1 извършва проверка за наличие на данните, изброени в ал. 1.

(3) В случай че сигналът не отговаря на изискванията на ал. 1, съответният служител по чл. 2, ал. 1 уведомява сигнализиращото лице чрез съобщение за отстраняване на допуснатите нередовности в 7-дневен срок от получаване на сигнала. Ако нередовностите не бъдат отстранени в този срок, сигналът заедно с приложенията към него се връща на сигнализиращото лице.

(4) Не се образува производство по:

1. анонимни сигнали;

2. сигнали, отнасящи се до нарушения, извършени преди повече от две години.

(5) Всеки сигнал се проверява по отношение на неговата достоверност. Не се разглеждат сигнали, които не попадат в обхвата на ЗЗЛПСПОИН и съдържанието на които не дава основания да се приемат за правдоподобни. Сигнали, които съдържат очевидно неверни или заблуждаващи твърдения за факти, се връщат с указание към подателя за поправка на твърденията и за отговорността, която той носи за набеждаване.

Чл. 4. (1) В АБ се създава и поддържа регистър на сигналите за нарушения по образец, утвърден от КЗЛД в качеството и на национален орган за външно подаване на сигнали, съгласно Приложение 3. Право на достъп до регистъра и до данните в него имат само служителите, отговарящи за разглеждането на сигналите.

(2) Регистърът, който не е публичен, е с ограничен достъп, защитен е с парола и е съхраняван на компютър без достъп до мрежа. Информацията, вписана в регистъра, се съхранява по начин, който гарантира нейната поверителност и сигурност.

(3) Регистърът съдържа информация за:

1. лицето, което е приело сигнала;

2. датата на подаване на сигнала;

3. засегнатото лице, ако такава информация се съдържа в сигнала;

4. обобщени данни за твърдяното нарушение, като място и период на извършване на нарушението, описание на деянието и други обстоятелства, при които е било извършено;

5. връзката на подадения сигнал с други сигнали след установяването ѝ в процеса на обработване на сигнала;

6. информация, която е предоставена като обратна връзка на лицето, подало сигнала, и датата на предоставянето ѝ;

7. предприетите последващи действия;

8. резултатите от проверката по сигнала;

9. периода на съхраняване на сигнала;

10. начина на подаване на сигнала – писмено или устно;

11. УИН получен от Комисията за защита на личните данни.

(4) При разглеждането на сигнала се създава досие на сигнала – на хартиен носител и дигитално, което съдържа:

1. данните от регистъра по ал. 2;

2. служителите, отговарящи за разглеждането на сигнала;

3. събраните доказателства по време на проверката;

4. доклада от проверката по чл. 8, т. 4.

(5) Служителите, отговарящи за разглеждането на сигнали, са длъжни да подават регулярно необходимата статистическа информация към националния орган за външно подаване на сигнали по установения от него ред, включително при наличие на техническа възможност чрез установяване на пряка връзка между регистъра на задълженото лице и регистъра, воден от националния орган за външно подаване на сигнали.

Раздел II

РАБОТА СЪС СИГНАЛИТЕ. ВЪТРЕШНА ПРОВЕРКА

Чл. 5. (1) Сигналът се подава до служител, отговарящ за разглеждането на сигнали, писмено, включително чрез електронна поща, или устно.

(2) За подаването на сигнал се попълва формуляр за регистриране на сигнал по образец, утвърден от националния орган за външно подаване на сигнали, съгласно Приложение 2.

(3) Приемането на писмени сигнали се извърша чрез подаване на попълнения формуляр и приложените към него документи чрез специално създадена електронна поща, или по пощата с препоръчано писмо до служител, отговарящ за разглеждането на сигнали на адрес: гр. София , Младост 4, ул. Бизнес парк София № 5, с отбелязване:

„ЛИЧНО!!! ДА НЕ СЕ ОТВАРЯ ОТ ДРУГ ОСВЕН ОТ СЛУЖИТЕЛ, ОТГОВАРЯЩ ЗА РАЗГЛЕЖДАНЕТО НА СИГНАЛИ.“

В случай че сигналът се подава по ел. поща, същият следва да е подписан с КЕП.

(4) Устното подаване на сигнал може да се осъществи по телефона, по други системи за гласови съобщения, а по искане на сигнализиращото лице - чрез лична среща в уговорен между страните подходящ срок. Устният сигнал се документира чрез попълване на утвърдения формуляр за регистриране на сигнал от съответния служител, отговарящ за разглеждането на сигнали, приел сигнала, който предлага на подаващия сигнала да го подпише при желание от негова страна. Към сигнала могат да се приложат всякакъв вид източници на информация, подкрепящи изложените в него твърдения, и/или позоваване на документи, в т. ч. посочване на данни за лица, които биха могли да потвърдят съобщените данни или да предоставят допълнителна информация. Устното подаване на сигнали може да се извърши в работно за дружеството време и при предварително записан час за среща със служител, отговарящ за разглеждането на сигнали.

(5) След извършване на проверка относно наличие на реквизитите по чл. 3, ал. 1, съответният служител, отговарящ за приемането и регистрирането на сигнали, приел сигнала, въз основа на подадения писмен или устен сигнал незабавно инициира получаването на Уникален идентификационен номер (УИН), който се генерира от сайта на КЗЛД при регистриране на сигнали за нуждите на канала за вътрешно подаване на сигнали. За получаването на УИН служителят, отговарящ за приемането и регистрирането на сигнали, избира опция „Получаване на УИН“, след което въвежда следната информация:

  • Наименование и ЕИК/БУЛСТАТ на работодателя, при когото е подаден сигналът;
  • Идентификационни данни на служителя, отговарящ за приемането и регистрирането на сигнала;
  • Предмет на сигнала (съответните области на нарушение);
  • Начин на получаване (писмено или устно).

(6) Подлежат на регистрация всички подадени сигнали, като в указания от закона срок на сигнализиращото лице се предоставя информация за УИН и дата на регистриране на сигнала.

(7) След извършване на регистрацията и получаване на УИН се прави преценка за допустимостта на сигнала, като се имат предвид следното:

1. По регистрирани анонимни сигнали или сигнали, отнасящи се до нарушения, извършени преди повече от две години, не се образува производство.

2. Не се разглеждат регистрирани сигнали, които не попадат в обхвата на ЗЗЛПСПОИН и съдържанието на които не дава основания да се приемат за правдоподобни.

3. Регистрирани сигнали, съдържащи очевидно неверни или заблуждаващи твърдения за факти, се връщат с указание към сигнализиращото лице за коригиране на твърденията и за отговорността, която носи за набедяване по чл. 286 от Наказателния кодекс.

Чл. 6. Служителят/ите, отговарящи за разглеждането на сигнали, са длъжни да:

1. получават сигналите и потвърждават получаването им в срок от 7 дни след получаването;

2. гарантират, че самоличността на сигнализиращото лице и на всяко друго лице, посочено в сигнала, ще бъде надлежно защитена и предприемат нужните мерки за ограничаване на достъпа до сигнала на неоправомощени лица;

3. поддържат връзка със сигнализиращото лице, като при необходимост изискват допълнителни сведения от него и от трети лица;

4. предоставят обратна информация на подателя на сигнала за предприетите действия в срок не по-дълъг от три месеца след потвърждаването на получаването на сигнала;

5. предоставят на лицата, желаещи да подадат сигнал, ясна и лесно достъпна информация за процедурите за външно подаване на сигнали към компетентния национален орган – Комисията за защита на личните данни, а когато е уместно - към институциите, органите, службите и агенциите на Европейския съюз;

6. документират устни сигнали;

7. поддържат регистъра на подадените сигнали;

8. изслушат лицето, срещу което е подаден сигналът, или приемат писмените му обяснения и събират и оценяват посочените от него доказателства;

9. предоставят на засегнатото лице всички събрани доказателства и му предоставят възможност да направи възражение по тях в 7-дневен срок, при спазване на защитата на сигнализиращото лице;

10. предоставят възможност на засегнатото лице да представи и посочи нови доказателства, които да бъдат събрани в хода на проверката.

Чл. 7. (1) В случай че изнесените в сигнала факти бъдат потвърдени, служителят/ите, отговарящ/и за разглеждането на сигнали:

1. организират предприемането на последващи действия във връзка със сигнала, като за целта може да изискват съдействието на други лица или звена в администрацията;

2. предлагат на управителя на дружеството предприемане на конкретни мерки с цел преустановяване или предотвратяване на нарушението в случаите, когато такова е констатирано или има реална опасност за предстоящото му извършване;

3. насочват писмено сигнализиращото лице към компетентните органи, когато се засягат неговите права;

4. препращат сигнала на органа за външно подаване на сигнали при необходимост от предприемане на действия от негова страна, като за препращането сигнализиращото лице се уведомява предварително; в случай че сигналът е подаден срещу управителя на АБ, съответният служител, отговарящ за разглеждането на сигнала, насочва лицето към едновременно сигнализиране на органа за външно подаване на сигнали.

(2) Съответният служител, отговарящ за разглеждането на сигнала писмено докладва на управителя на АБ за резултатите от проверката по отделен защитен канал. В доклада се посочват вече предприетите действия по предходната алинея от компетентността на служителя, съответно в случаите по т. 2 се представят предложения за предприемане на действия от компетентността на управителя и се прилагат проекти на актове на управителя, когато е приложимо.

Чл. 8. При условията на чл. 7, ал. 1, управителя на АБ:

1. предприема действия в рамките на своята компетентност за преустановяване на нарушението или за предотвратяването му, ако то не е започнало;

2. приоритизира по предложение на служителят/ите, отговарящи за разглеждането на сигнали, разглеждането на постъпилите множество сигнали за по-тежки нарушения при следните критерии:

а) вероятността да настъпят отрицателни и трайни последици за дружеството или тежестта на настъпилите последици за дружеството – брой засегнати служители, брой засегнати звена, медиен отзвук, вътрешно отношение на служители към извършеното;

б) от кого е извършено нарушението или предстои да бъде извършено – висш ръководен служител, ръководен служител, привлечен експерт с консултантски договор, служител на експертна длъжност с аналитични и/или контролни функции, служител на експертна длъжност със спомагателни функции или изпълнител;

в) поведението на лицето от сигнала и неговото отношение към извършеното.

3. прекратява проверката:

а) когато нарушението, за което е подаден сигналът, е очевидно маловажен случай по смисъла на § 1., т. 14 от Допълнителните разпоредби на ЗЗЛПСПОИН и не налага предприемането на допълнителни последващи действия; приключването не засяга други задължения или приложими процедури във връзка с нарушението, за което е подаден сигнал, нито защитата по закона по отношение на вътрешното или външното подаване на сигнали;

б) по повтарящ се сигнал, който не съдържа нова информация от съществено значение за нарушение, по отношение на което вече има приключила проверка, освен ако нови правни или фактически обстоятелства не дават основание за предприемането на последващи действия;

в) когато се установят данни за извършено престъпление; сигналът и материалите към него се изпращат незабавно на прокуратурата;

4. изготвя индивидуален доклад по подготвен от съответния служител, отговарящ за разглеждането на сигнала проект, в който се описва накратко информацията от сигнала, предприетите действия, окончателните резултати от проверката по сигнала, които заедно с мотивите съобщава на подалия сигнала работник или служител и на засегнатото лице при спазване на задължението за тяхната защита.

Чл. 9. (1) Когато постъпил сигнал не е от компетентността на управителя на АБ, същият се препраща от съответния служител, отговарящ за разглеждането на сигнали, приел сигнала, за проверка към съответния компетентен орган по чл. 20 от ЗЗЛПСПОИН с оглед предмета на сигнала и не се регистрира в регистъра по чл. 4.

(2) Препращането става не по-късно от 7 дни след постъпването на сигнала, за което се уведомява писмено неговият подател.

Чл. 10. Служителят/ите отговарящ/и за разглеждането на сигнали имат право да изискват и получават необходими данни по проверка на постъпили сигнали, да ги разглеждат и анализират с оглед изнесените твърдения в сигналите. Всички останали служители на дружеството са длъжни да им осигуряват необходимата и възможна подкрепа.

Раздел III

МЕРКИ ЗА ЗАЩИТА НА ЛИЦАТА, ПОДАВАЩИ СИГНАЛИ, И НА СВЪРЗАНАТА СЪС СИГНАЛИТЕ ИНФОРМАЦИЯ

Чл. 11. (1) Самоличността на лицата, подаващи сигнали, е поверителна информация, до която имат достъп само определените с настоящите правила и със заповед на управителя на АБ. Последният е длъжен да спазва същото ниво на поверителност.

(2) На защита подлежи и всяка друга информация, свързана с подадените сигнали за нарушения, и за защита на самоличността на сигнализиращите лица.

(3) Достъп до поверителните данни имат единствено служителите, на които тези данни са необходими за изпълняване на служебните им задължения.

(4) Предаването на данни на и позоваването на обстоятелства от управителя не може да разкрива пряко или косвено самоличността на сигнализиращото лице, както и да създаде предположение за неговата самоличност.

(5) Предходните алинеи се прилагат и за защита на самоличността на засегнатите лица.

(6) Разкриването на самоличността или информацията по ал. 2 се допуска само при изрично писмено съгласие на сигнализиращото лице.

(7) Независимо от предвиденото в ал. 1 и ал. 2, самоличността на сигнализиращото лице и всяка друга информация, от която може пряко или непряко да се узнае неговата самоличност, може да бъде разкрита само когато това е необходимо и пропорционално задължение, наложено от българското законодателство или от правото на Европейския съюз в контекста на разследвания от национални органи или на съдебни производства, включително с оглед на гарантиране правото на защита на засегнатото лице.

(8) В случаите по ал. 7, преди разкриването на самоличността или на информацията по ал. 1 и ал. 2, управителя на АБ или служителите, отговарящи за разглеждането на сигнали уведомяват сигнализиращото лице за необходимостта от разкриването им. Уведомлението е писмено и се мотивира. Сигнализиращото лице не се уведомява, когато с това се застрашава разследването или съдебното производство.

(9) Служителите, които получават информация за нарушение, която включва търговски тайни, са длъжни да не използват или разкриват търговски тайни за целите, които надхвърлят необходимото за предприемане на последващи действия.

Чл. 12. (1) Всяко обработване на лични данни, извършено по силата на ЗЗЛПСПОИН, включително обмен или предаване на лични данни от компетентните органи, се извършва в съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679 и Директива (ЕС) 2016/680, а когато в предаването участват институции, органи, служби или агенции на Европейския съюз - в съответствие с Регламент (ЕС) 2018/1725, както и със Закона за защита на личните данни.

(2) Не се събират лични данни, които явно не са от значение за разглеждане на конкретния сигнал, а ако бъдат случайно събрани, се заличават.

Чл. 13. (1) Забранени са ответните действия спрямо лицата, които са подали сигнал или публично са оповестили информация за нарушение.

(2) Забраната обхваща действия, възникнали от датата на подаване на сигнала, които имат характер на репресия и поставящи ги в неблагоприятно положение, както и заплахи или опити за такива действия, включително под формата на:

1. временно отстраняване, уволнение или прилагане на друго основание за прекратяване на правоотношението, по което лице полага наемен труд;

2. понижаване в длъжност или забавяне на повишение в длъжност;

3. изменение на мястото или характера на работата, продължителността на работното време или намаляване на възнаграждението;

4. отказ за осигуряване на обучение за поддържане и повишаване на професионалната квалификация на работника или служителя;

5. отрицателна оценка на работата, включително в препоръка за работа;

6. прилагане на имуществена и/или дисциплинарна отговорност, включително налагане на дисциплинарни наказания;

7. принуда, отхвърляне, заплашване за предприемане на ответни действия или действия, изразени физически, словесно или по друг начин, които имат за цел накърняване на достойнството на лицето и създаване на враждебна професионална среда;

8. пряка или непряка дискриминация, неравностойно или неблагоприятно третиране;

9. отнемане на възможност за преминаване от срочен трудов договор на трудов договор за неопределено време, когато работникът или служителят е имал законно право да му бъде предложена постоянна работа;

10. предсрочно прекратяване на срочен трудов договор или отказ за повторно сключване, когато такова е допустимо по закон;

11. вреди, включително за репутацията на лицето, по-специално в социалните мрежи, или финансови загуби, включително загуба на бизнес и загуба на доход;

12. включване в списък, изготвен въз основа на официално или неофициално споразумение, в сектор или в отрасъл, което може да доведе до това лицето да не може да постъпи на работа или да не може да достави стока или услуга в този сектор или отрасъл (черен списък);

13. предсрочно прекратяване или разваляне на договор за доставка на стоки или услуги, когато лицето е доставчик;

14. прекратяване на лиценз или разрешение;

15. насочване на лицето към извършване на медицински преглед.

(3) Увреждащите действия по ал. 1 следва да бъдат преустановени до приключване на извършваната проверка.

Чл. 14. Служителите, отговарящи за разглеждането на сигнали са длъжни да информират своевременно главния секретар при предстоящи структурни промени, с оглед защита на лица, подали сигнали и получили защита по ЗЗЛПСПОИН. В тези случаи главният секретар подписва декларация за конфиденциалност по Приложение № 1, към чл. 2, ал. 2 от Правилата.

Чл. 15. С правата по чл. 13 и чл. 14 се ползват и лицата, публично оповестяващи информация за нарушения.

ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

§ 1. Правилата се приемат на основание чл. 13 от ЗЗЛПСПОИН.

§ 2. Контролът по изпълнение на тези правила се осъществява от Комисията за защита на личните данни в качеството ѝ на централен орган за външно подаване на сигнали по смисъла на ЗЗЛПСПОИН и от Управителя на АБ.

§ 3. Правилата се публикуват на Интернет страницата на АБ, ведно с утвърдения на основание чл. 15, ал. 2 от ЗЗЛПСПОИН с решение на КЗЛД от 19.04.2023 г. Образец на формуляр за регистриране на сигнал с указания (Приложение № 2), и образец на Регистър на сигналите (Приложение № 3) .

§ 4. Най-малко веднъж на три години Правилата се преразглеждат, извършва се анализ на практиката по ЗЗЛПСПОИН и при необходимост същите се актуализират.

§ 5. Правилата влизат в сила от датата на утвърждаването им.

Обадете се сега